Virtual Assistant: Penjelasan dan Fungsinya untuk Bisnis
Virtual Assistant
.jpeg "Virtual Assistant")
teknologi memungkinkan pekerjaan dapat dilakukan dimana saja dan kapan saja. Perkembangan ini menyebabkan berbagai pekerjaan baru yang bisa dilakukan dari jarak jauh. Salah satunya adalah asisten virtual atau VA.
Asisten virtual saat ini menjadi profesi yang banyak diminati dan diminati oleh banyak orang. Bagi kamu yang baru mengenal istilah tersebut, langsung saja baca artikel berikut ini sampai selesai!Apa itu asisten virtual?
Asisten virtual adalah spesialisasi di bidang administrasi yang membantu bisnis dan individu dari jarak jauh atau jarak jauh. Asisten virtual biasanya dapat bekerja untuk perusahaan atau klien lepas-ke-klien.
Asisten virtual sebenarnya sama dengan sekretaris atau asisten pribadi pada umumnya, hanya dilakukan secara online.
Karena dilakukan secara online, VA berbeda dengan asisten kantor karena mereka tidak bisa membantu membuatkan kopi atau sekadar membawa tas bos.
Saat ini, asisten virtual semakin banyak diminta oleh banyak perusahaan atau pebisnis yang membutuhkan dukungan asisten, tetapi tidak ingin menghabiskan lebih banyak uang untuk peralatan atau tempat kantor.
Karena VA diimplementasikan secara virtual, maka perusahaan tidak perlu menyiapkan semua kebutuhan tersebut secara otomatis. Ini pasti akan mengurangi biaya bisnis.
Meskipun populer sekarang, tidak banyak perusahaan di Indonesia sendiri yang mempekerjakan untuk posisi ini. Kalaupun ada, mungkin persentasenya masih kecil.
Oleh karena itu, orang yang bekerja sebagai asisten virtual biasanya bekerja untuk klien atau perusahaan asing. Mereka biasanya mencari klien melalui website freelance.
Asisten virtual sebenarnya sama dengan sekretaris atau asisten pribadi pada umumnya, hanya dilakukan secara online.
Karena dilakukan secara online, VA berbeda dengan asisten kantor karena mereka tidak bisa membantu membuatkan kopi atau sekadar membawa tas bos.
Saat ini, asisten virtual semakin banyak diminta oleh banyak perusahaan atau pebisnis yang membutuhkan dukungan asisten, tetapi tidak ingin menghabiskan lebih banyak uang untuk peralatan atau tempat kantor.
Karena VA diimplementasikan secara virtual, maka perusahaan tidak perlu menyiapkan semua kebutuhan tersebut secara otomatis. Ini pasti akan mengurangi biaya bisnis.
Meskipun populer sekarang, tidak banyak perusahaan di Indonesia sendiri yang mempekerjakan untuk posisi ini. Kalaupun ada, mungkin persentasenya masih kecil.
Oleh karena itu, orang yang bekerja sebagai asisten virtual biasanya bekerja untuk klien atau perusahaan asing. Mereka biasanya mencari klien melalui website freelance.
Apa pekerjaan asisten virtual?
Peran asisten virtual terutama untuk menjalankan tugas administrasi perusahaan. Dengan demikian, tugas VA bergantung pada keinginan klien atau perusahaan. Namun, di bawah ini adalah beberapa pekerjaan asisten virtual yang paling umum, yaitu sebagai berikut.Pekerjaan Administrasi Peran utama Asisten Virtual
adalah mengurus semua kebutuhan administratif. Ini termasuk, misalnya, merencanakan, menjadwalkan rapat, mengelola perjalanan bisnis, mengelola kalender, dan menerima panggilan melalui saluran yang terhubung.
Akuntansi
Tugas selanjutnya adalah akuntansi. Pengawasan keuangan adalah bagian penting dari operasi bisnis. Peran asisten virtual adalah membantu mengelola anggaran, melakukan pembelian yang diperlukan untuk perusahaan, mengontrol pengeluaran dari mana saja.Asisten Pribadi
Ruang lingkup pekerjaan asisten pribadi sebenarnya hampir sama dengan tugas administrasi, hanya VA yang diminta untuk membantu tugas di luar pekerjaan. Misalnya mengatur liburan keluarga, memesan akomodasi, menyiapkan hadiah untuk teman dan masih banyak lagi.Layanan Pelanggan
Jika perusahaan tempat Anda bekerja menghasilkan produk dan layanan, asisten virtual biasanya diperlukan untuk layanan pelanggan, seperti layanan pelanggan.Ketika klien memiliki masalah, klien berkonsultasi terlebih dahulu dengan VA. Hanya setelah Anda merasa bahwa VA tidak mencakup, Anda dapat meneruskannya ke perwakilan layanan pelanggan yang lebih mengetahui bidang tersebut.
Asisten virtual sering digunakan oleh perusahaan rintisan kecil yang belum memiliki tim layanan pelanggan sendiri.
Entri Data
Tugas entri data biasanya dilakukan oleh administrator sistem, tetapi VA juga dapat membantu entri data, termasuk pengumpulan data, memeriksa akurasi data, dan menghapus data yang tidak perlu.Pengelolaan Media Sosial
Saat ini peran media sosial sangat penting bagi sebuah perusahaan atau bisnis. Itu sebabnya beberapa klien meminta asisten virtual untuk mengelola media sosial perusahaan mereka.Umumnya, VA menanggapi komentar pelanggan, menyapa pengikut, menjadwalkan postingan untuk memverifikasi keahlian media sosial.
Pengelolaan konten
Selain media sosial, konten korporat menjadi salah satu faktor kesuksesan perusahaan. Pekerjaan asisten virtual adalah mengelola jadwal produksi konten, mengatur sumber daya penulisan konten, dan memfasilitasi penerbitan konten. Sehingga pengelola atau atasan hanya bisa fokus pada pengembangan konten program.Manajemen Email
Tugas paling umum berikutnya untuk asisten virtual adalah mengelola email bisnis atau pribadi klien. VA memeriksa semua email yang masuk, jika ada yang penting di dalamnya, segera menginformasikan kepada pelanggan.Research
Setiap perusahaan biasanya membutuhkan analisis pasar, pelanggan dan kinerja. Karena penelitian ini membutuhkan lebih banyak waktu, perusahaan membutuhkan VA untuk mengumpulkan informasi.Namun, karena penelitian ini dilakukan secara manual, diperlukan asisten virtual yang ahli dalam analisis data.
Kelebihan dan Kekurangan Asisten Virtual
Sebelum Anda memutuskan untuk menjadi asisten virtual, berikut adalah kelebihan dan kekurangan asisten virtual.Kekuatan:
Anda tidak perlu syarat yang rumit untuk memulai, Anda hanya memiliki keterampilan yang diperlukan.
- Jam kerja fleksibel.
- Dapat bekerja di mana saja.
- Oh layanan kustom.
- Dapat bekerja di lebih dari satu perusahaan atau kontrak.
Kontra:
Saat memulai, mungkin sulit menemukan pelanggan pertama Anda.Anda harus dapat berkomunikasi sekurang-kurangnya dalam bahasa asing, sekurang-kurangnya dalam bahasa Inggris, agar tidak timbul masalah komunikasi.
Anda harus memiliki alat sendiri, seperti komputer, laptop atau alat bantu lainnya.
Keterampilan Asisten Virtual
Bagi mereka yang tertarik untuk mencoba karir sebagai asisten virtual, di bawah ini adalah daftar keterampilan yang harus dimiliki oleh seorang asisten virtual.Komunikasi
Keterampilan yang pertama adalah komunikasi, setiap VA harus memiliki keterampilan ini. Saat melakukan pekerjaannya, seorang VA banyak berinteraksi dengan klien. Baik secara tertulis maupun secara langsung.Apalagi jika klien Anda berasal dari luar negeri, Anda setidaknya harus bisa berkomunikasi dalam bahasa Inggris baik mendengar maupun berbicara.
Pengalaman dalam menggunakan Microsoft Office
Alat yang digunakan oleh asisten virtual sebenarnya tidak jauh dari Microsoft Word, Excel hingga PowerPoint. Jadi pastikan Anda berpengalaman dalam menggunakan alat ini.
Selain Microsoft, layanan lain yang sering digunakan adalah produk Google seperti Google Sheets, Google Docs, Google Drive dan banyak produk lainnya.
Manajemen Waktu
Berikutnya adalah pakar manajemen waktu. Sebagai seorang VA, Anda perlu mengetahui cara mengatur waktu Anda karena bisa ada banyak tugas dalam satu hari, terutama jika Anda bekerja dengan lebih dari satu klien.Pengambilan Keputusan
Akhirnya, asisten virtual memiliki kemampuan untuk membuat keputusan. Menjadi asisten virtual tentunya akan menemui berbagai kondisi yang membutuhkan keputusan.Misalnya, jika pelanggan sulit dihubungi, bahkan jika ada hal mendesak yang perlu diselesaikan. Ini adalah saat Anda dapat menggunakan penilaian Anda.